Na svém Facebooku a Instagramu jsem před nedávnem zveřejnila jedno “moudro”. A byla jsem překvapená, kolik odezvy vyvolalo. Proto jsem se rozhodla podívat se na téma pasti přežití trochu do hloubky.
Znáte past přežití? Je to taková zrádná věc a jsem si jistá, že se s ní potkáváte každý den. Každý den se do ní necháte lapit. Je to totiž nikdy nekončící cyklus, kdy reagujete na cokoli, co se ve vašem podnikání, ale i životě, objeví a máte potřebu to hned vyřešit.
Proč je to past? Protože často reagujeme hlavně na to, co se tváří jako naléhavé. A když to vyřešíme, máme z toho rychlý pocit uspokojení.
Souvisí to totiž s fungováním našeho mozku. Při řešení aktuálního problému se vyplavuje adrenalin, který nás pohání k tomu, abychom tu konkrétní věc co nejdříve dokončili. Situace se pak tváří jako naše velká zaneprázdněnost. Ve skutečnosti jsme ale skočili na lep reaktivnímu přístupu. Prostě reagujeme na to, co se kolem nás děje, až se v tom zacyklíme. Hasíme jeden požár za druhým. Jenom proto, abychom všechny tyto situace vyřešili a “přežili”.
Past přežití spočívá v tom, že cítíme, že vše musíme udělat hned, protože to na později jistojistě nepočká. Pomáhá tomu i fakt, že děláme většinou to, co už známe, co jsme už někdy dělali, co je jednoduché a relativně rychlé. Proto cítíme úlevu, když je takový hektický den za námi. A takto přežíváme ze dne na den.
Pokud se na to ale podíváme z pohledu několika let, zjistíme, že podobné fungování nás neposunulo vpřed ani o centimetr. Krátkodobě zažíváme uspokojení, jak jsme byli ten konkrétní den produktivní a maximálně výkonní. Dlouhodobě za sebou ale nevidíme žádné konkrétní výsledky. A cítíme se frustrovaní.
Neopouštíme naši komfortní zónu, protože je to moc náročné.
Oproti naléhavému to důležité je pracnější. Vyžaduje větší množství našeho času, osvojit si nějakou novou dovednost, něco nastudovat apod.
Jak z toho tedy ven a nenechat se nachytat? Jak se věnovat důležitým věcem a nenechat se převálcovat těmi naléhavými?
Přichází na řadu určení priorit a naučit se rozlišovat, co je důležité a co je naléhavé.
Moje základní pravidlo je, dělat to důležité, nikoli naléhavé. Věnovat se naléhavému mě totiž chytá do pasti přežití. Věnovat se důležitému mě posouvá dál. A netýká se to jen podnikání, ale i osobního života.
Tahle moje úvaha vychází z Eisenhowerovy matice, která vzájemně kombinuje čtyři vztahy mezi ne/důležitostí a ne/naléhavostí. A pomáhá rozhodnout se a nastavit si priority. Já si je pro sebe zredukovala jen na dvě klíčová slova: důležité vs. naléhavé. Každé konkrétní téma zároveň vyhodnocuji v kontextu té konkrétní situace.
Potřebuji napsat další článek do blogu? Není to vyloženě naléhavé, ale považuji to za důležité. Naplánuji si do diáře, kdy se do psaní pustím v nejbližším možném termínu. Rozhodně to neodkládám. Ještě lépe je si dlouhodobě naplánovat pravidelně časový blok pro napsání jednoho článku.
Píše mi nový klient a chce po mně nabídku na spolupráci? Je fér, abych mu co nejdříve odpověděla a poslala mu svoji nabídku na spolupráci. Ale protože moje kapacity nejsou nafukovací a nechci se vytrhovat z řešení důležitého, odpovím, jakmile mám prostor se tomuto e-mailu věnovat. Klientovi ještě týž den napíši milý a stručný e-mail, že děkuji za jeho zprávu a že mu konkrétní nabídku pošlu nejpozději tehdy a tehdy. A slib dodržím.
Přijde mi notifikace z Facebooku, že někdo olajkoval můj příspěvek? Není důležitá, ani naléhavá, mizí v archivu. V praxi mi žádné notifikace do e-mailu samozřejmě ani nechodí — mám je totiž kompletně vypnuté. V e-mailu, na mobilu, v aplikaci. Ale jako příklad se mi to sem hodilo. 😉
Začala jsem trpět na bolesti zad? Je důležité, abych se cítila dobře. Naplánuji si co nejdříve prohlídku u lékaře a začnu pod dohledem fyzioterapeuta cvičit.
A tak bych mohla pokračovat. Podstatné je, že každou situaci je potřeba vyhodnotit v kontextu svého vlastního života.
Právě tenhle post vyvolal už zmíněnou velkou diskuzi. Mezi komentáři se objevila třeba následující úvaha:
“Jenže jak to mám udělat, když mám vedoucího, který neumí zadávat úkoly. V rámci projektů si priority vždycky určujeme. Jenže to se pak nabalují další a další projekty a najednou je 10 projektů, které mají prio 1. Takže v reálu pak doslova odpaluji jeden úkol za druhým, abych je měla co nejrychleji vyřízené. Trpí tím práce, protože výsledky nestojí za nic, a taky moje zdraví i osobní život, protože prostě nestíhám.”
Vlastně jsme se v průběhu konverzace dostali k otázce, jestli a na kolik je styl práce kompatibilní s představou osobního života. V zaměstnání se oboje za těchto podmínek ladí dost špatně. Takže bych to viděla spíš na vytyčení hranic, za jakých okolností jsem ochoten a schopen na konkrétním projektu pracovat. Jde o to, že při zadání jakéhokoli úkolu nebo projektu se toho zadávajícího sám zeptat “a jaké jsou v tuto chvíli priority?” A neukončit rozhovor dřív, než mi to sám řekne.
Podle těch priorit bych pak sama zareagovala a stála si za svým, že pokud tohle má vyšší priority než něco jiného, ok, není problém, v tom případě se budu věnovat tomu, co má dle zadavatele prio vyšší, ostatní úkoly odsouvám. A dopředu informuji, že moje kapacityjsou takové a takové a měla bych to zvládnout za stávajících podmínek do tehdy a tehdy. A stále bych si nechala nějakou rezervu. Prostě proto, abych to přežila v dobrém fyzickém i mentálním zdraví.
Možná je to až příliš odvážné, zjednodušit takto desetiletími prověřený Eisenhowerův princip, ale pro mě je snazší a rychlejší se rozhodovat jen za pomoci těchto dvou parametrů. Když se navíc objeví víc témat k řešení najednou v jeden okamžik, vím už, jak se jimi nenechat převálcovat.
Jak to u mě probíhá prakticky?
- Pravidelně si sepisuji, co chci udělat v krátkodobém i dlouhodobém horizontu. Vím, co potřebuji udělat dnes, co budu dělat zítra, během týdne, měsíce a orientačně i během roku. Ve svém kalendáři mám vymezeny bloky, kdy se věnuji nějaké oblasti činností, projektům nebo konkrétním úkolům.
- Odhaduji časovou náročnost každého z úkolů a podle toho je i v příslušném horizontu plánuji. Každý den plánuji dílčí konkrétní úkoly. A zároveň v delším časovém horizontu zaznamenávám i úkoly, které mě za určitou dobu čekají nebo se opakují.
- V diáři se mi pak samozřejmě sejdou krátkodobé úkoly, které potřebuji vyřídit během jednoho dne, ale také úkoly většího rozsahu, které je potřeba zpracovat v dlouhodobějším horizontu. Každý den jim věnuji určitou část svého času.
- Každé ráno posoudím, co je ten den důležité a co je naléhavé. Mám to tak, že důležité věci, které mě posouvají dopředu, vyřizuji většinou dopoledne, kdy mám nejvíc energie a hlava mi nejlépe myslí. Zbytek řeším většinou po obědě tak, abych je stihla vyřídit ještě tentýž den, než se doma sejde moje rodina.
Podle jakého klíče si určujete priority vy? Máte na to nějaký vlastní systém? Nebo jen odpalujete jeden míček za druhým? Nebo ještě hůř, vymlouváte se, že nedokážete pracovat efektivně? Nebo k tomu snad vůbec nevidíte důvod? Budu moc ráda za vaše postřehy.
A nezapomeňte. Pokud chcete udělat ve svém podnikání z chaosu pořádek, můžu vám s tím pomoci. Napište mi na michaela@treglova.cz. Budu se těšit.
Vaše pořádkumilovná
Míša Tréglová