Proč se z chaotika stát systematikem?

Jeden klient, když jsme se kdysi domlouvali na spolupráci, byl tehdy ke mně hodně upřímný. Řekl mi, že mu přijde celkem intimní nechat někoho nahlédnout do svého bor**lu, ehm, chaosu. Překonal svůj ostych a během konzultace jsem mu předala několik rad, jak začít ke své práci přistupovat systematicky a pomalu zavádět řízené procesy toho, co dělá.

Jeho počáteční ostych se podařilo celkem rychle zlomit, protože ta řešení v jeho situaci zafungovala rychle. Vždycky to má hodně podobný plíživý postup. Klienti začínají vnímat , že je od kvalitní práce zdržuje neuspořádanost činností, které provádějí. Což v konečném důsledku nenaplňuje jejich vize nebo očekávané výsledky, protože kvůli chaosu plýtvají svým časem i energií.

Čím déle podnikají, tím více se, většinou, rozšiřuje portfolio jejich služeb i zákazníků. A cítí, že je pracovní chaos začíná zahlcovat. Angličtina má pro to moc hezký výraz: “I feel overwhelmed.”

Je ovšem pravda, že někomu práce v chaosu vyhovuje. Já osobně mezi tenhle typ lidí nepatřím, to bych totiž nemohla dělat to, co dělám, ale chápu, že obzvlášť kreativci mohou považovat řád a pravidla za příliš svazující.

Jenže něco jiného je věnovat se ryze tvůrčí činnosti (a využít pro ni kreativní proces), pokud ji máte jako podstatu své práce, a něco jiného je věnovat se činnostem, které tu tvůrčí činnost podporují a její výsledky posílají do světa. Jako jsou např. o dost nudnější administrativa, řízení financí, marketing, komunikace s klienty, a další. V každé z těchto oblastí najdeme hned několik procesů. Když je dokážeme odpovídajícím způsobem “svázat” pravidly, rutinu ve vaší firmě to zpřehlední a zefektivní. Objevíte rezervy, kterých jste si až dosud nemohli všimnout právě proto, že jste měli zmatek jak ve firmě, tak i ve vaší hlavě.

Jak se tedy tomu “overwhelmingu” bránit?

Předně chci říct, že začít zavádět systém do firmy není těžké. Můžete se to naučit. Není to složité, nepotřebujete k tomu žádný speciální software, techniku nebo absolutorium vysoké školy. Pro konzultace s klienty používám nástroje, jejichž použití je velmi jednoduché. Jediným a nutným předpokladem je, že opravdu chcete ten systém do svého podnikání zavést. Což je vědomé rozhodnutí, na kterém pak už musíte pracovat sami. Mým úkolem během poradenství je klienta vždy nasměrovat pro něj tou správnou cestou.

V čem vám vytvoření systému v pracovním chaosu pomůže?

Získáte skvělý přehled o tom, co se vůbec ve vaší firmě děje. Pojmenujete si veškeré činnosti, které probíhají napříč všemi oblastmi vašeho podnikání. Ještě navíc si každou z nich rozpracujete podrobněji. Pokud vás je v týmu víc, dokážete rychle určit zodpovědnosti a pravomoce jednotlivých členů. Při dobře zpracovaném procesu máte dokonalý podklad pro delegování úkolů na nové členy týmu.

A to se ani nijak obsáhle nemusím zmiňovat o tom, že efektivní nastavení procesů šetří vaše nervy, čas, energii, ale i peníze. Které zároveň dokáže i vydělat. Všechny tyhle ušetřené “komodity” můžete využít ve svůj další prospěch.

Tak třeba ty nervy. Komu by se nežilo lépe, když by věděl, že práce v jeho firmě běží jak na drátkách. A tak si v klidu odjede na pár týdnů na dovolenou.

Co s ušetřenou energií a časem? Pravděpodobně zjistíte, že díky zavedení systému ve vaší práci ušetříte třeba hodinu denně. A tuhle hodinu investujete do nějaké své oblíbené činnosti. Přečtete si knížku, dojdete si zaběhat, strávíte čas s dětmi. Nebo ji můžete třeba věnovat práci na projektu, který vám už dlouho leží ladem jenom zapsaný v poznámkách a až doteď jste na něj neměli čas.

A ty peníze? S ušetřeným časem, který jste až doteď věnovali chaotické práci třeba v administrativě, se můžete věnovat novému klientovi, který vám za vaši práci zaplatí.

Asi si teď říkáte, to je tak pěkné! Zní to jako pohádka. Jenže odkud mám vůbec začít? Děláme toho ve firmě už tolik, že absolutně netuším. A co pro to vůbec potřebuji?

Čím víc otázek si pokládáte, tím víc možná vzrůstá vaše panika. Já vůbec nevím, jak to mám udělat?!

Stejně tak se mohou objevit opačné hlasy, které říkají, že je to celé hloupost a proč takovou věc vlastně ve firmě zavádět. Potřebujete přece řešit hlavně marketing a prodej. Vaše firma jste vy sám, delegování je téma mimo vaši momentální rozlišovací schopnost nebo fokus, všechno nosíte v hlavě. Začínáte, tak se potřebujete soustředit hlavně na zakázky a vydělávat peníze.

Představte si…

Ano, všem těmto argumentům rozumím. Vážně jsem se s nimi setkala. Jenže si představte, jaké to bude, když si práci zautomatizujete a uvolní se vám ruce pro vývoj a prodej dalších produktů a služeb. Nebo můžete zautomatizovat v první chvíli jen ty nejkritičtější procesy, které se podílí na vydělávání peněz.

Nebo si představte, jak práci, která vás vyloženě nebaví, delegujete lehce na nějakého šikovného externistu. Co budete třeba dělat, když organizujete akci pro klienta, a v den, kdy je potřeba podle timingu rozeslat kompletní informaci na všechny účastníky, skončíte akutně během tří hodin v nemocnici na sále, když už doma několik hodin úpíte s ukrutnými bolestmi? Ehm, to se stalo třeba mně. Naštěstí to dobře to dopadlo.

Chci tím vším říct, že se mi potvrzuje dnes a denně, že systém v práci a zavedení procesů jsou pro efektivní fungování firmy důležité. Je to prostě prevence.

Jak jste na tom se zavedením systému pro práci vy? Pracujete systematicky? Nebo nahodile dle aktuální a akutní potřeby? A proč? Z čeho máte obavy a co vám brání procesy ve svém podnikáte zavést? Budu ráda za vaše postřehy.

Vaše pořádkumilovná

Míša Tréglová