10 kroků, jak se necítit zavaleni svou agendou

10 kroků, jak se necítit zavaleni svojí agendou

Nazvat tento článek lehce bulvárně nebyl původně vůbec můj záměr. Podobnými se hemží spousta časopisů, které se snaží dodat rychlé řešení během pár okamžiků. Třeba: 5 tipů, které barvy jsou in letos na podzim. 3 důvody, proč vám nezvedá telefon. I já vám chci dát návod čítající pár kroků. Moje téma: jak se poprat se svou agendou. Přesto jedním dechem doplňuji, že pro vás nemám žádné instantní řešení.

Znáte to. Pracujete na nějaké zakázce nebo projektu a víte, že by vám práci ulehčila jedna konkrétní věc. Třeba si vytvořit šablony pro e-maily, které posíláte stále dokola svým klientům, když s nimi komunikujete třeba ohledně organizace kurzu. Víte, že je to důležité, ale nepovažujete to za tak naléhavé, abyste se vytvoření šablon co nejdříve věnovali. Mnohem důležitější je se dobře připravit na kurz a předat v jeho průběhu klientům podstatné a přínosné informace.

Na druhou stranu si uvědomujete, že je to věc, která vám může pomoci si vaši práci lépe zorganizovat, a tím pádem i zefektivnit. Ale neuděláte to, protože na to třeba nemáte čas, nechce se vám, musíte dělat důležitější věci, jako třeba prodávat. Je to pochopitelné.

Jenže jak se cítíte, když tohle všechno víte?

Pokaždé, když odpovídáte a děkujete potenciálnímu účastníku svého kurzu za zájem, vám při psaní e-mailu nebo hledání a kopírování nějakého staršího někde vzadu v hlavě vyskočí myšlenka “ó jé, kéž bych tohle měl už nějak zautomatizované”. E-mail zase zkopírujete, upravíte a odešlete a už se k záměru vytvořit si z něj rovnou šablonu nevrátíte. Do té doby, než budete navlas stejný e-mail potřebovat znovu a budete ho znovu a znovu hledat ve své odeslané poště.

Jedna má klientka to vystihla velmi přesně:

Mám období, kdy jsem zavalená prací a nestíhám. Ale zároveň si taky říkám, že jakmile se z tohohle závalu dostanu, okamžitě si v tom udělám systém. Pak projekt skončí, všechno je hotovo, spokojeně si užívám. Je klídek, pohodička. A já si říkám, vydělala jsem dost peněz, udělám si volno, jedu na dovolenou. A neudělám nic z toho, co jsem si předsevzala. A pak následuje další zavalení, nadávám si, že už jsem si to mohla dávno ulehčit, a zase to neudělám.”

Mám zkušenosti s mnoha klienty, kteří si velmi dobře uvědomovali a uvědomují, že potřebují svoji agendu nějakým způsobem svázat, protože ví, že jim to naopak uvolní ruce pro další práci. Jsou si vědomi toho, že to potřebují, ale zatím nenašli prostor, aby se skutečně zamysleli nad tím, jaké veškeré rutinní činnosti dělají, natož aby vybrali třeba jen jednu, na kterou se vrhnou co nejdříve.

Zaznívají různé argumenty.

Já právě přes tu svoji agendu nemám vůbec čas se zastavit!

Je to strašně náročné… Jak si mám udělat čas na tak velkou mentální činnost?

Nevím, jak to mám zpracovat, aby mi to k něčemu bylo. Nemám vůbec ponětí, odkud začít!

Vůbec netuším, jak to udělat, abych ten vytvořený systém dál využíval.

Při stresu a náročnosti své práce bych si vůbec nebyl schopen vzpomenout, že jsem si už nějaký systém kdysi dávno vytvořil.

Všechny tyhle argumenty jsou naprosto legitimní a je potřeba s nimi pracovat. V tuto chvíli vám můžu dát několik tipů, jak se pokusit vyrovnat se stresem a psychickou zátěží, když máte pocit, že vás vaše pracovní rutina válcuje.

Dýchejte.

Jednoduchá rada, ale funguje. Odpůrci spirituality a esoteriky nechť tuto část přeskočí. 😀 Když si připadám sama v koncích a cítím, že v důsledku nějaké stresové reakce nevystačím s dechem, začnu s ním pracovat opačným způsobem a pomalu ho zklidňovat. Soustředím se na svůj dech, dýchám zhluboka. Ve své mysli si zároveň představuji krajinu svého srdce — místo, kde se cítím bezpečně a je mi v něm dobře. Stačí na pár minut. Funguje to dokonale. Pokud by vás zajímalo toto téma více, můžu doporučit semináře o práci v hladině alfa.

Zamyslete se, jaké rutinní činnosti děláte.

K tomuto úkolu můžete přistoupit dvěma možnými způsoby.

  1. Vymezíte si ve svém programu přesný čas, během kterého budete přemýšlet a vzpomínat, jaké opakující se činnosti pravidelně děláte. Možná vás to napadne hned a popíšete několik stran A4. Nebo to půjde pomaleji, protože budete muset trochu pátrat v paměti. Nevadí. Nenechte se tím rozhodit, v klidu pracujte. Když už budete mít pocit, že dále nevíte, seznam odložte. A když vás v průběhu času napadne cokoli dalšího, vraťte se k němu a dopište to do něj.
  2. Vezmete si samostatný list papíru akaždý den v průběhu vaší práce si na něj budete zapisovat, jaké pravidelné činnosti ten konkrétní den děláte. A takto to můžete dělat i několik dní nebo týdnů do doby, než zjistíte, že vás napadají stejné činnosti opakovaně.

Vyberte jednu z rutinních činností.

Zvolit můžete podle svého vlastního uvážení. Tu, která vám zabírá nejvíc času, nebo která je pro vás v danou chvíli nejdůležitější, nebo která je pro vás nejjednodušší na zpracování. Nebo třeba takovou, která se týká prodeje a je na ni navázán příjem peněz. Zvolte podle svých vlastních priorit.

Sepište všechny úkony této činnosti krok za krokem.

Opět si v klidu sedněte a sepište jednotlivé kroky, jak jdou za sebou. Pravděpodobně si u toho budete představovat, jak tu danou činnost děláte, jak během ní pracujete. To je perfektní přístup. Doplňte každý krok poznámkou, komentářem, odkazem na soubor, termínem, čímkoli, co vás napadne a k danému kroku to patří. Bude se vám maximálně hodit, že budete mít vše k této činnosti na jednom místě. Pro soupis kroků můžete použít spoustu nástrojů, počínaje tabulkou až po webové aplikace.

Začněte tento postup používat.

Vytvořte si nový návyk. Použijte váš obvyklý nástroj pro upevnění návyku: aplikaci na telefonu, diář, kalendář, cokoli vám vyhovuje. Zvykněte si, že když budete tuto činnost kdykoli znovu dělat, budete využívat nástroje, které jste si pro ten účel vytvořili. Jen tak svoji práci zefektivníte.

Vylaďujte a zakonzervujte.

Samozřejmě se může kdykoli během té činnosti stát, že v nově vytvořeném procesu narazíte např. na nesrovnalost v návaznosti kroků, zjistíte, že některé činnosti jsou nadbytečné nebo vám něco chybělo. Doplňte je, vymažte je, přeskládejte kroky jinak, aby vám postup lépe vyhovoval a práci vám zjednodušil. Když máte pocit, že dokonalejší tento proces už být nemůže, zakonzervujte ho. Prostě ho považujte pro tuto chvíli za uzavřený a už ho jen dál používejte. Vrátit se k němu můžete třeba za pár měsíců v rámci auditu.

Delegujte.

V okamžiku, kdy víte, že je proces funkční a ověřený, nabízí se vám prostor uvolnit si ruce. Konkrétní činnost delegujte. Najděte si posilu, svoji pravou ruku, která vám pomůže při práci. Máte v ruce všechno, co potřebujete, aby zaučení a předání kompetencí proběhlo hladce. Pak už jen stačí průběžná kontrola.

Můžete si tenhle stručný postup třeba stáhnout, vytisknout a pověsit tak, abyste ho měli neustále na očích.

A abyste nepřišli o těch 10 kroků, které slibuji na začátku:

  1. Vyhraďte si ve svém diáři konkrétní čas, kdy budete přemýšlet, co a jak děláte.
  2. V den D a hodinu H se v klidu posaďte. Odstraňte a umlčte veškeré rušivé elementy.
  3. Napište všechny aktivity, které pravidelně děláte.
  4. Vyberte jednu z činností, která vám zabírá nejvíc času.
  5. Sepište si, jak tato činnost probíhá krok za krokem.
  6. Tento postup si uložte, protože ho právě od teď začnete pravidelně používat.
  7. Jakmile se chystáte tuto činnost dělat, vezměte si k ruce tento zápis.
  8. Při každém použití přemýšlejte, jestli na tomto procesu můžete něco vylepšit. Pokud ano, přeskládejte jednotlivé kroky, doplňte, co jste zapomněli, škrtejte nadbytečné.
  9. Jakmile budete spokojeni, proces zakonzervujte.
  10. Seznamte s ním svoji pravou ruku a delegujte.

Bez záměrného vymezení prostoru a naplánování konkrétního času ve svém programu, abyste se mohli nad svou prací zamyslet, to prostě nejde. Když ten čas nenajdete, agenda nad vámi bude mít stále svou moc. Moji klienti si mohou vybrat, zda chtějí tuto část spolupráce udělat sami, dávám jim pro ten účel k dispozici speciální pracovní list, nebo se na jejich agendu díváme během společné konzultace. Společně i vybíráme rutinní činnosti k dalšímu zpracování a vytvářím pro ně vhodné nástroje k jejich řízení.

Ať už zvolíte jakoukoli cestu, držím vám palce a přeji hodně úspěchů.

Vaše pořádkumilovná

Míša Tréglová

Jaké jsou vaše největší překážky, které vás brzdí při práci? Jak řešíte, že se vám nechce do činnosti, o které jednoznačně víte, že vám práci ulehčí? Hecnete se a vymezíte si na ni prostor a čas? Nebo ji naopak odkládáte do nekonečna?

PS: Vždycky, když budu mít něco zajímavého na srdci, můžu vám o tom dát automaticky vědět. Stačí, když se o tom zmíníte tady. 😉

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *