Procesy se tváří jako taková “hard” technická záležitost. Jejich mapování, zjišťování, jak co funguje nebo nefunguje, hledání úzkých míst, optimalizace, pravidelná a průběžná revize, dokumentace a uchovávání ve firemní znalostní bázi… Uf. Tak to pojďme odlehčit a věnujme se teď výhradně “soft” tématu – efektivní komunikaci v týmu.
Když sama přemýšlím o efektivní komunikaci v týmu, většinou si vzpomenu na situace, kdy opravdu nefungovala. A jak jsem z podstaty svojí osobnosti na procesy, logiku a selský rozum zaměřená, na nefungující komunikaci jsem celkem i dost vnímavá.
Jak to vypadá, když komunikace v týmu nefunguje? Většinou se chyby v ní transformují a prezentují v podobných prohlášeních.
„Jak jsem to měl vědět, když jsi mi to neřekl?“
„Cos udělal, není to, co jsem chtěl.“
„Slíbil jsi, že mi to dvou hodin pošleš, a pořád to nemám.“
„Říkal jsem ti včas, že to musím odevzdat dnes. Tak proč se musím připomínat, abys mi ty podklady dodal?“
„Poslal jsem ti to už včera, tak mi teď neříkej, že na tom nemůžeš pracovat.“
„Myslel jsem, že jsme si to řekli jasně a rozuměli si.“
„Čekal jsem, že přijdeš sám, když víš, že to potřebuji. „
Těch prohlášení bych určitě vymyslela mnohem víc, ale to není podstatou. Chci na jejich základě totiž zmínit, na jaké nedostatky ukazují.
Proč je komunikace v týmu neefektivní
Informace si členové mezi sebou špatně předávají.
Informace se ztrácí cestou od “vysílače” k “přijímači”, jsou nepřesné, zkreslené, nesprávné. Vliv na to může mít jejich přemíra. Lidská paměť není neomylná, ne všechno si dokáže zapamatovat a vstřebat. Obzvlášť v dnešní době informační přehlcenosti. Pokud si nedokážete věci zapamatovat, napište si je. Upřímně, já už bez zápisníku, Google dokumentů nebo kalendáře nedám ani ránu. Píšu si všechno. Jako opravdu všechno. V podstatě si vedu různé pracovní, projektové nebo konzultační deníky.
Vy můžete pro zapisování úkolů použít samozřejmě jakýkoli nástroj, který se vám osvědčil. Ať už je to třeba Todoist, Trello, Freelo, Caflou… A to slovo “osvědčil” je důležité. Pokud jste zkoušeli on-line nástroj jako třeba Todoist a zjistili jste, že vám nevyhovuje, protože jste spíš diářový typ, rozhodně se do jeho používání nenuťte, protože je to trend, protože to je super nástroj, který si nemůže kolega vynachválit, protože, protože… Vám vyhovuje papír, tak proč se ho zbavovat.
Nevhodně zadaný úkol.
Co je potřeba udělat, je přece jasné. Vy to víte, požádáte o pomoc kolegu. Vysvětlíte mu zadání, a i přesto dostanete jiný výsledek, než chcete. Jste si jistí, že kolega skutečně věděl, co od něj očekáváte a jaký má být výstup? Vžijte se do jeho situace. Představte si, jaký přesně chcete dostat výsledek a podle toho formulujte zadání. Co potřebujete vyčíst z té tabulky? K čemu vám to bude dobré? Budete na jejím základě dělat další rozhodnutí? Je to jen pro informaci? Co chcete, aby sdělila tahle prezentace a aby si z ní posluchači odnesli? Proč ji vůbec potřebujete nebo musíte udělat?
Neprobíhá ověření, zda můj parťák rozumí zadání úkolu.
Občas, a upřímně si řekněme, že spíše častěji než zřídka, nastávají situace, kdy je třeba zadat úkol hodně rychle. Čas nás tlačí, výsledek potřebujeme také co nejdříve. Kolik z vás si zároveň ověří, když úkol kolegovi zadá, že ho pochopí a rozumí mu? Věnujte tomu ten čas. Když to uděláte, ušetříte si následné opravy, změny a dodělávky ve zpracovaném materiálu. Ostatně s tímhle bodem souvisí i ten předchozí. Chcete dostat výsledek, který očekáváte? Připravte si vždycky odpovídající zadání a ověřte si, že ho váš kolega pochopil.
Členové v týmu nepřebírají zodpovědnost za svěřené úkoly.
Tohle je vážně problém. A často se dá říct, že je to problém konkrétního člověka, který se rozhodl, že se prostě jen poveze a ostatní budou makat. I na něj a za něj. Pak je každá rada drahá. V první řadě doporučuji zjistit, proč se to děje. Je to úmysl? Nebo je ten dotyčný “jen” zavalen úkoly a některé mu prostě utečou? Pokud dospějete k závěru, že jde o záměr dotyčného, buď se vzpamatuje a začne pracovat dle domluvy, proč jste ho vůbec do týmu přijali, a podle předpokládaného přínosu, který očekáváte, a ten dotyčný o nich samozřejmě ví, nebo se s ním budete muset rozloučit. A na jeho místo hledat někoho, kdo si svěřené úkoly vezme skutečně za své. Zodpovědnost je klíčová vlastnost, pokud chcete, aby váš tým fungoval a pomáhal vám posouvat vaše projekty.
Členové týmu nepředvídají a nechovají se proaktivně.
Často netuší, kdo je na jejich výstupech závislý a kdo na ně čeká. Pokud se tohle děje, pak je zřejmé, že váš člověk neprošel zřejmě dostatečně adaptačním procesem, když jste ho přijali. To znamená, že jste ho dostatečně neseznámili s prostředím, jeho vlastní prací, úkoly, očekáváním, která od něj máte. Nezná dobře své vlastní kolegy, neorientuje se v procesech, které už existují a kterých se osobně účastní. Jedním z předpokladů kvalitního adaptačního procesu je, že procesy už máte zmapované a existuje interní znalostní báze, kam může každý nahlédnout. Vezměte taky na vědomí, že i procesy se mění, mění se lidé, kteří se jich účastní, takže je potřeba je průběžně aktualizovat a revidovat.
Členové týmu předpokládají a domnívají se.
Otevřená komunikace ve všech směrem je základem. Když nevím nebo si nejsem jistý, zeptám se. Předpokladem takové otevřené komunikace je ovšem vzájemná důvěra, aby se dotyčný nebál zeptat, protože má předchozí nedobrou zkušenost, že na něj zbytek týmu bude koukat skrz prsty. Velká míra tolerance v tomto směru je potřeba hlavně u nováčků v týmu.
Nedůvěra v ostatní, která vychází z předchozích špatných zkušeností ze vzájemné spolupráce.
Nedůvěra v týmu podkopává spolupráci. A pokud se člověk několikrát spálí, těžko od něj očekávat osobní vklad a úsilí pro dotažení společného cíle. V podstatě nemá důvod se k němu zavazovat. Proč taky, když i ostatní se k práci staví laxně. Nenechte vyhrocené situaci dojít až takhle daleko. Vytvářejte prostředí, ve kterém je možné otevřeně komunikovat o nedostatcích. A i úspěších samozřejmě. Vzájemná motivace je pro dobré pracovní klima důležitá.
Vlastní pasivní přístup k práci.
Čekám, až se ke mně všechno samo snese. Je to většinou důsledek předpokladu, že ostatní ví, co potřebuji, tak mi to přinesou jako na zlatém podnose. Pokud budete mít 100% funkční procesy a kolegové s nimi budou aktivně pracovat, bude to nejspíš fungovat. Pokud ale procesy neexistují, pracuje se u vás živelně a dost nahodile, zaděláváte si na pěkný malér. Pokud se sami nepřičiníte, nebude nic hotovo. Na druhou stranu, tým posouvá to, že jste proaktivní, zajímáte se o problémy, řešíte je a díváte se i kolem sebe, jak práci v týmu a pro firmu ještě vylepšit.
Jak na efektivní komunikaci v týmu
Jsem si vědoma, že tohle moje shrnutí není nijak revoluční. Nicméně opakování je matka moudrosti. Kde tedy leží z mého pohledu základy efektivní komunikace?
- Naslouchejte.
- Buďte otevření.
- Sdílejte svoje uznání i svoji nespokojenost.
- Vyjadřujte se jednoznačně a jasně, aby vás druhá strana pochopila.
- Diskutujte a vylaďte vzájemná očekávání.
- Ověřujte si, jestli vás druhá strana chápe.
- Mluvte o problémech a jejich řešení.
- Ptejte se, nepředpokládejte a předvídejte.
- Neházejte si klacky pod nohy.
- Řešte krizové situace hned a bez zbytečného odkladu.
Aby komunikace v týmu hezky plynula, je kromě výše uvedeného fajn ji podpořit i vhodnými nástroji. A teď, uznávám, se z té “soft” části přesouváme zase trošku k té technické.
Upřímně si myslím, že komunikaci v týmu prostřednictvím e-mailům odzvonilo. A potvrzuje to i moje zkušenost, protože pokud se má nějaká informace ztratit nebo dostat do inboxu, kam rozhodně nepatří, pak je e-mail zaručený nástroj, kterému se to povede. Kouzlo nechtěného. Posílání informací na několik adres přímo, v kopiích, ve skrytých kopiích, přeposílání a vracení (nezapomeňte, že třeba přílohy se v odpovědi automaticky neuchovávají) je přímo líheň chyb a průšvihů, které můžou vzniknout.
Určitě se jim chcete vyhnout. Pro rychlou interní komunikaci je možné používat třeba chatovací aplikace. Pokud pracujete na projektech, které vyžadují komplexní přehled, sledování rozpočtů, timingu apod., doporučuji vybírat z aplikací vhodných pro projektové řízení. A nebo existují přímo komplexní ERP systémy, ve kterých můžete sledovat veškeré informace napříč celou firmou.
Klasický e-mail samozřejmě nezavrhuji, hodí se vám pro externí komunikaci s klienty nebo jinými partnery. Pokud ale pracujete na nějakém projektu společně, přikláním se rozhodně opět k nějaké aplikaci pro projektové řízení, která vhodnou komunikační platformu taky zahrnuje. Ostatně se v nich dá velmi dobře nastavit rozsah přístupových práv pro každého z účastníků, takže se nemůže stát, že by se k nepovolaných očím dostala informace, kterou vidět nemají.
Jak začít efektivně komunikovat
Nepředpokládám, že byste až dosud vůbec nekomunikovali. Určitě s kolegy mluvíte, píšete si, chodíte na porady a podobně. Spíš chci na tomhle místě zmínit pár tipů, jak začít efektivně komunikovat, aby nedocházelo k problémům, které jsem zmínila hned v úvodu.
- Zmapujte svoje stávající procesy. Díky tomu budete mít jako na dlani i toky veškerých informací, přehled o lidech, kteří se jich účastní, a zdroje, které ke své práci potřebují.
- Analyzujte proces jako celek. Včetně jeho dílčích složek, kterými jsou právě informace, lidi, zdroje, materiál, tedy všechny vstupy i výstupy. Rozpracujte do detailu každou z opakujících se činností.
- Definujte společně s týmem potřeby, aby komunikace v něm při práci plynule a smysluplně “tekla”. Bez čeho se při práci neobejdou? Jaká jsou jejich očekávání, aby spolupráce probíhala efektivně?
- Domluvte se na pravidlech komunikace. Můžete využít třeba ty, které jsem zmínila výše.
- Průběžně si ověřujte, že komunikace funguje. To zajistíte otevřeností a vzájemnou důvěrou v týmu. Ptejte se, zda mají všichni všechno, co potřebují. Neztrácí se cestou nic? Nedochází k nedorozuměním?
Když totiž každý ví, co má dělat, jak to má dělat a co pro to potřebuje, pracuje mnohem efektivněji. Dokáže také dobře zacházet se svými vlastními kapacitami a vyhodnocovat náročnost zadaných úkolů. Ostatně doporučuji si i sám pro sebe sledovat, kolik času mi která činnost zabere. Při plánování svého času pak nevařím z vody. Projektové nebo ERP aplikace zahrnují i time tracker, který toto sledování umožňuje.
A jak zjistíte, že někde něco drhne? Začnou se objevovat chyby. Pro vás je to signál se opět zastavit. Sedněte si se svým týmem, začněte diskutovat, co se děje. Přemýšlejte, proč k tomu dochází, a ptejte se, jak si vzájemně pomoct. Vrátit se při tom můžete vždycky k principům, které jsem v tomhle článku popsala výše.
Setkáváte se s nedostatky, které jsem zmínila? Pokud potřebujete rozklíčovat, proč se to děje a jak je vyžehlit, klidně mi napište na michaela@treglova.cz. Podíváme se na ně.
Jak byste popsali komunikaci ve svém týmu? V čem vidíte její slabiny a naopak silné stránky? Co uděláte, aby komunikace ve vašem týmu byla efektivnější?
Vaše pořádkumilovná
Míša Tréglová